社内勉強会主催して3年目突入(社内Wikiを立ち上げました)

こんにちは、やまだたいし( やまだ たいし (@OrotiYamatano) | Twitter )です。
社内勉強会を主催して2年経ったので振り返りをしていこうと思います。

↓去年の記事
orotiyamatano.hatenablog.com

目次


あれからどうなったのか


社内Wikiを立ち上げました。

具体的になんで、そういう流れになったのか色々ありますが、
とりあえず、現在の活動について書いていこうと思います。

現在やっていること


内容:座談会・LT会・ランチ会・飲み会
小規模の勉強会:6~15人(運営合わせて)
参加募集先:社内全員にメール(約250人)
運営:4人(+アドバイザー1人)
枠:40分昼休み時間(2週間にまたは1ヶ月に1回、水曜日)
場所:オンライン,Zoomでの開催(飲み会はgather)
スタンス:有志

正直勉強会の内容はあまり変わっていませんが、社内勉強会の運営メンバーの頑張る方向性が変わりました。
社内の勉強会というよりは、社内コミュニケーションの活発化にも力を入れて活動したり、社内Wikiの立ち上げを行ったりしました。

そもそも、どの時間帯に皆が参加したいのかを調べた


去年1月当初、勉強会への主催を続けるうちに参加者が限られてきており、マンネリ化してきました。
色々、試行錯誤はしたのですが、やはり大変です。

せめて皆が参加しやすい時間帯に主催してはどうかと思いアンケートをとりました。
すると、以外にも金曜夜参加がしやすい方が多かったです。
そこで、金曜夜などに主催時間を変えたりしましたが、集まる人は変わりませんでした。
というか、むしろ減りました。

アンケートに答えてくれたからといって、実際にその人が参加してくれるとは限らない、
建前だけで参加しないなどという本質的なところが見えてきました。

アンケートをするとしてもフラットな意見が言える状況でないとする意味がないなと痛感しました。
なので、結局会の主催はこれまでと変わらず、運営が主催しやすい水曜日での主催にするようにしました。

雰囲気作り


会への参加のモチベーションを上げるためには、「社員で知ってるメンバーが話している」や
「自分も参加したい(参加に憧れる)」「勉強したい」という内部的モチベーションが大事だと考えました。
そこで、いくつか考えて取り組んだりしました。
・座談会などの主催をテーマ化し、デザイナーメインの話になるようにしよう
・LTでほか事業部の人の話を聞けるようにしよう
・お昼に集まって気軽にランチをしよう
・知ってる人を増やすために自己紹介LTをしよう
などなど。
また新入社員研修中に時間を設けて貰って、参加呼びかけを行ったりもしました。

参加の意義


現在会の参加はスタンス有志&業務時間外となっており、
ぶっちゃけ、業務時間外での参加はしたくない人がほとんどだと思いました。
特に社内勉強会となると、参加メンバーによって勉強内容が偏ってしまう恐れがあります。

誰でも分かるような勉強会にしてしまうとそもそも勉強会に参加する意義みたいなのが薄れてしまいますし、
かといって、難しい題材にしてしまうと、ついていけなくなる人が増えてしまいます。
時間取って皆で勉強となると人によってスピードも違いますし、結構時間がかかってしまい勉強会の利点の他の方の意見を聞く時間が短くなってしまう難点です。
誰かが教えるとなると負荷が高いしもはやソレは授業。
その点、誰かが教える、プレゼンの練習にもなるLTは優秀ですが、参加者にスライドを作ってくるように促したり、スライド作ってくるのは、こちらもかなりの負荷……。

そこで、社員共通知識のベースとなる資料置き場の必要性があると思いました。
一応資料置き場的なものはあったのですが、一覧性や検索性が悪く、Wikiの構造になっていませんでした。

社内Wiki立ち上げ


そこで、社員共通知識のベースを築き上げることで社内の知識レベルの向上やコミュニケーションの円滑化につながると思い
社内勉強会運営が動き社内Wikiを立ち上げに動くことにしました。

そもそも、社内勉強会運営チームはモチベーションの根本として社内勉強会をしたいというよりは、
社内で技術を教え合ったりする文化がほしいというモチベーションを持っていたため、一旦会の主催を頻度を少なくして、
Wiki立ち上げに注力しました。

この時点では社内勉強会は会社からは半非公式的存在でWikiにお金を出してもらうためにどうすれば会社の経営陣を説得できるかが問題となりました。

社内Wikiの立ち上げにあたって何をしたのか


使用Wiki選定


会社を説得するにしても何が会社にとってベストか知る必要があると考え、
まず良さそうな情報共有Wikiサービスなどを調べました。

↓選定はこのあたり。
オンプレ
https://growi.org/ja/
https://pukiwiki.osdn.jp/
クラウド
https://esa.io/
https://kibe.la/
https://www.notion.so/
https://docbase.io/

判断基準
→オンプレか、クラウド
→サービスの料金
→使いやすさ

案として持っていけるように使用目的や運営方法などの具体化


大体決めたら、Wikiを立ち上げたとしてどのように運営していくかを決めました。
また会社から予算を請求するためにWikiにはどのような意義があるのかを纏め提案する必要があると思いました。
それらを決めつつ、
早い段階で、各上長に軽く相談してました。

そもそも、会社ではオンプレ機材の提供をしてくれるのか、
申請すればあっさりWikiを立ち上げさせてくれるのか、
そのへんも含めて知らないことだらけだったため、
情シスに問い合わせたり、環境開発基盤をよく担当してくれる事業部の方に聞いてみたりなどしていました。

ちなみに上司に投げた文章はこんな↓感じ

社内勉強会運営で情報共有ために社内勉強会をやっていたのですが、課題が出てきまして
> 1.知識を持っている人がこない
> 2.知識をある程度持ってる分野の話をしようと思っても、他社員の理解度がわからないため、どの程度のレベルの話をすれば良いのか分からない
という2つが出てきました。
そこで社内勉強会運営で話をして

皆が好きなタイミングで見られる資料などを作成し、
閲覧してもらえるようにして貰えれば、それベースに話が出来るので、
社内Wikiのようなものが作れば良いのではないかという話になりました。

情シスにサーバー利用が出来ないか相談した所、
> 情シスにはPCのストックはあるので上司を通し依頼はできる
とのことでしたので、デスクトップPCの使用申請をしてオンプレでwikiのようなサービスを入れて行いたいと思っています。

(上司の名前)〇〇さんに申請の方をお願いしたいです。

話が回り回ってクラウド上にサーバーを建てることに


技術選定したときにオンプレで行こうと思ったのですが、
情シスや環境開発基盤をよく担当してくれる事業部の方にPCの設定はできるが、
出社の必要があったり、人員コストのほうが高くつく可能性が出てきたため、
クラウド上にサーバーを立てて運用したほうが良いのではないかと指摘をうけ、
結果的に無料ではなく有料でクラウドサーバーで借りる方向で動く流れになりました。

(ちなみにここで相談にのってくれた方はコチラの記事で喋られてる方)
www.itmedia.co.jp

提案資料の作成


申請の問い合わせをしつつ、会社を説得するための資料の雛形をつくっていきました。

・運営は何人でやっていく予定なのか?
・記事、情報の更新ペースはどのくらいを考えているのか?
・どんな内容を更新しようと考えているか?
・今あるGoogleドライブでやっていくのは難しいのか?
・業務時間中にやっていくのか?
・業務時間内にやっていくなら従来の業務に影響が出ないか?
・年間費は?
・運営メンバーは情報を書いていくのか、書いてもらったものをまとめていくのかどちらに比重を置くのか?(運営メンバーのスタンスについて)
・情報を充実させるためにはできるだけ多くの社員に協力してもらう必要があると考えられるが、どうやって運営メンバー以外に情報を書いてもら予定なのか? 

最初資料は大まかに↓のような内容だったのですが、いくつか指摘をされました。

スライド
・サービスの説明
・やる理由
・なぜ有料か
・他社比較
・価格・今後の運用
・まとめ

指摘された内容は以下↓の通りです。経営陣はセキュリティに詳しくない部分もあり説得にはセキュリティ部分を詳しく分かりやすく書く必要性がありました。

・セキュリティの担保についての資料

どうやってセキュリティ担保するかはもっと詳細に書いてほしい

・なぜこのサービスを使うのかという妥当性についてもっと分かりやすく詳細に

無料サービスでは無理なのか 有料でやるとして他サービスと比べて具体的にどこがどういいのか料金比較表は必要

Wiki自体を導入する根拠については、現状に対する否定的な書き方が多かったのでもっと好印象になる書き方に変更

また、会社に提案する資料にWiki作成に社内Wikiを作成して欲しいメンバー一覧を書くことで需要があることを強調しました。
(事前に応援してくれる人たちをメールなどで募集)

なぜここまで慎重にことを進めたのか


ぶっちゃけ、予算としては月々(確か)6千円程度で大した額ではないのですが、
なぜ私が慎重になったのかというと訳があります。

それは事業部につかない予算申請となると会社としては少し慎重になります。
例外的な予算、つまりそれは、会社として例外的なお金の使い方を認めることになりますし、
だいぶ大々的に社内勉強会運営活動を認めることになります。

ちっぽけな予算ですが、0→1に活動を広げるためには大事な一歩になると考えたからです。

で、予算がおりた


資料を色んな方々にレビューいただき、経営層への予算取得も出来ました🎉

週に2回(会の主催があるときは週3回お昼が潰れる)お昼の時間に社内勉強会の会の内容を決めつつ、
Wikiの話し合いを進めていたため、資料作りや事前調査に数ヶ月ぐらいかけた気がしますが、なんだかんだ形になってよかったです。

説得に利用した資料に関しては、そこまで興味ないと思ったので詳細な内容は伏せますが、
とても興味深く自社でも立ち上げたいという無謀な方は、別途私が大事な部分を伏せた上で資料共有しますので、
Twitterなりで声をかけてくれればと思います。

声をかけてくれる人が多いようなら、ここでの共有も別途考えたいと思います。

Wikiセットアップをしていよいよ公開した


Wikiの使い方を運営で調べつつ、使用利用の社内ルールの策定などを行いました。
「この辺はぶっちゃけ会社がやってくれてもいいのになぁ」と思いながらも、かなり細かくルール決めなどを行った気がします。

WikiのReadmeを作成し、使い方の資料も用意して、社内勉強会の時間帯にWikiの使い方について共有を行いました。

定期的に使ってくれる人は一定数いるもののやはりまだ使い慣れていない感じがするので、
今後は書いてくれた人の資料を社内勉強会にて紹介したりする会を開ければいいなぁと思っています。

去年のまとめ


正直業務が忙しかったこともあり、Wikiを立ち上げるので精一杯でした。
試行錯誤の連続で会がうまく出来ているのかどうかも分からなくなってきてますが、会の主催の行動力などは経営層などから買ってくださってるように感じます。(知らんけど)
また、去年は政治的なコネの回し方など動き方を学べたいい機会だったと思います。

会社に社内Wikiを作れたのは良いことだと思うので今後も運用メンテ、執筆啓蒙活動、社内勉強会などなど頑張っていこうと思います。

今後の方針


ぶっちゃけた話、
かなり社内勉強会の運営が負荷になってきています。
運営活動3年目なのに未だに草の根運動をやってる感じがします。
息も絶え絶え。

また業務時間外だと共有資料の作成をしてくれる方が少なかったり、
会への参加もためらう人が少なくないように感じています。

ということで、今年は業務内活動として認められるようにまずは動いて
会議の時間帯を業務時間内に納められるようにしたいと思っています。

ちなみに既にジャブ打ちはしているのですが、結構好反応なのでなんとかなると思っています。

今年は運営負荷を下げるために頑張るぞ!!
以上、やまだたいしでした。